Jak przygotować firmę do kontroli skarbowej po zamknięciu roku podatkowego

Kontrola skarbowa nie zawsze oznacza błąd po stronie przedsiębiorcy. W wielu przypadkach jest to standardowa procedura, która pojawia się po zakończeniu roku podatkowego. Dobrze przygotowana firma przechodzi ją sprawnie, bez nerwów i konieczności składania korekt.

Zamknięcie roku to nie koniec obowiązków

W praktyce to właśnie po zakończeniu roku fiskus najczęściej analizuje dokumentację. Organy podatkowe sprawdzają przede wszystkim:

• spójność przychodów i kosztów,
• poprawność prowadzenia ewidencji,
• zasadność zaliczonych wydatków,
• zgodność stanów magazynowych z dokumentacją księgową.

Warto pamiętać, że nawet drobne nieścisłości mogą skutkować dodatkowymi pytaniami lub wezwaniami do wyjaśnień.

Dokumenty, które trafiają pod lupę

Podczas kontroli w pierwszej kolejności analizowane są:

• księgi rachunkowe i ewidencje podatkowe,
• faktury i inne dokumenty kosztowe,
• remanent końcowy wraz z wyceną,
• ewidencja środków trwałych oraz amortyzacja,
• dokumentacja kadrowo-płacowa – jeśli firma zatrudnia pracowników.

Braki w dokumentach lub niespójności między zapisami bardzo często prowadzą do korekt rozliczeń.

Remanent – element szczególnie wrażliwy

Spis z natury to jeden z obszarów, który budzi najwięcej zastrzeżeń podczas kontroli. Problemy pojawiają się najczęściej, gdy:

• wartości są ustalane „orientacyjnie”,
• brakuje dokumentów potwierdzających ceny zakupu,
• nie zachowano ciągłości między remanentem początkowym i końcowym.

Błędy w remanencie mają bezpośredni wpływ na wysokość dochodu, dlatego ten element powinien być przygotowany szczególnie starannie.

Jak realnie ograniczyć ryzyko kontroli

Z doświadczenia wynika, że najlepiej sprawdzają się proste, ale konsekwentnie stosowane zasady:

• bieżące porządkowanie dokumentów, a nie odkładanie tego na koniec roku,
• jasne kryteria kwalifikowania kosztów,
• konsultowanie wątpliwych wydatków na bieżąco,
• stała współpraca z biurem rachunkowym, które zna specyfikę działalności.

Dobrze prowadzona dokumentacja sprawia, że nawet kontrola skarbowa przebiega spokojnie i bez negatywnych konsekwencji.