Jak rozliczać KSeF w praktyce na początku 2026 roku – najczęstsze błędy przedsiębiorców

Dla wielu firm początek 2026 roku to moment, w którym Krajowy System e-Faktur przestaje być teorią, a zaczyna realnie wpływać na codzienną pracę. W praktyce szybko okazuje się, że KSeF to nie tylko nowy sposób wystawiania faktur, ale zmiana całego procesu obiegu dokumentów w firmie.

KSeF to coś więcej niż „nowy format faktury”

Jednym z najczęstszych błędów jest sprowadzanie KSeF wyłącznie do kwestii technicznej. Tymczasem system wpływa bezpośrednio na:

• moment uznania faktury za wystawioną,
• datę jej otrzymania przez kontrahenta,
• sposób dokonywania korekt,
• archiwizację i dostęp do dokumentów.

W praktyce oznacza to, że dotychczasowe nawyki – np. wystawianie faktury „na koniec dnia” lub poprawianie jej po wysyłce – przestają działać tak jak wcześniej.

Z czym firmy mają największy problem

W pierwszych miesiącach korzystania z KSeF powtarzają się bardzo podobne trudności. Najczęściej są to:

• brak jasno określonych ról w firmie (kto wystawia, kto zatwierdza, kto odpowiada za wysyłkę),
• niezgodności danych kontrahentów z tymi widniejącymi w systemie,
• błędy przy korektach, szczególnie przy fakturach zaliczkowych,
• opóźnienia wynikające z braku integracji systemu sprzedażowego z księgowością.

W praktyce wiele firm dopiero po czasie uświadamia sobie, że faktura wystawiona poza KSeF – mimo że istnieje „na papierze” – nie zawsze wywołuje skutki podatkowe.

Korekty i anulowania – najwięcej nieporozumień

To właśnie w obszarze korekt pojawia się najwięcej problemów. W KSeF nie funkcjonuje klasyczne anulowanie faktury. Każda pomyłka wymaga wystawienia korekty, która musi być logicznie i formalnie powiązana z dokumentem pierwotnym.

W praktyce błędy pojawiają się wtedy, gdy:

• korekta nie odnosi się jednoznacznie do pierwotnej faktury,
• wskazany powód korekty jest nieprecyzyjny,
• dane nie są spójne z ewidencją księgową.

To właśnie te sytuacje najczęściej wychwytują kontrole.

Jak przygotować firmę do codziennej pracy z KSeF

Z doświadczenia wynika, że najlepiej sprawdzają się proste, ale konsekwentnie stosowane zasady:

• jasne procedury obiegu dokumentów w firmie,
• przeszkolenie osób wystawiających faktury,
• testy systemów jeszcze przed pełnym wdrożeniem,
• stała współpraca z księgowością przy nietypowych transakcjach.

Firmy, które potraktują KSeF jako element porządkowania procesów, a nie wyłącznie obowiązek ustawowy, bardzo szybko zauważają korzyści – większą kontrolę nad dokumentami, mniej błędów i sprawniejsze rozliczenia.