JPK_PIT i JPK_CIT – czym są i jak uniknąć błędów przy wysyłce?

JPK_PIT i JPK_CIT są to elektroniczne pliki kontrolne, które odwzorowują dane z ewidencji podatkowych w jednolitym formacie. JPK_PIT dotyczy przedsiębiorców rozliczających PIT na podstawie prowadzonych ewidencji. Natomiast JPK_CIT dotyczy podatników CIT, głównie spółek kapitałowych. W obu przypadkach chodzi o spójny obraz przychodów, kosztów, amortyzacji, różnic kursowych i elementów kalkulacji podstawy opodatkowania. Te struktury funkcjonują najczęściej na żądanie organu, ale firmy coraz częściej generują je cyklicznie, żeby szybciej odpowiadać na wezwania i mieć porządek w prowadzonej dokumentacji. Trzeba jednak korzystać z aktualnej wersji schemy XSD i pilnować zgodności metadanych z rejestrem, ponieważ w przeciwnym razie bramka odrzuci plik jeszcze przed analizą merytoryczną.

Jakie są najczęstsze trudności związane z JPK_PIT i JPK_CIT?

Źródłem problemów może być nie tylko technika, ale przede wszystkim niespójność danych. Kiedy w systemie księgowym krążą różne nazwy podmiotu, nieaktualny NIP albo inny adres niż w rejestrze, wówczas walidacja wychwyci to natychmiast. Równie często myli się okres raportowania: plik opisujący styczeń nie może zawierać zapisów z lutego, a korekta grudnia musi wskazywać właściwy rok podatkowy.

Zdarzają się też rozjazdy między JPK a deklaracją roczną, wynikające z nieprecyzyjnego mapowania kont i kategorii podatkowych. Co istotne, nawet drobiazgi, jak brak numeru dokumentu lub daty operacji, potrafią zatrzymać wysyłkę.

Do tego dochodzą typowo techniczne wpadki, np. wygasły certyfikat przy podpisie kwalifikowanym, niewłaściwa strefa czasowa w ustawieniach albo wysłanie pliku w starszej strukturze. Każda z tych rzeczy z osobna brzmi błaho, ale razem składają się na niepotrzebne korekty i korespondencję z urzędem.

Jak zorganizować proces, żeby uniknąć ewentualnych korekt?

Najwięcej daje prosty, powtarzalny schemat: zamknięcie okresu w systemie, przeliczenie amortyzacji i różnic kursowych, a potem porównanie sum kontrolnych z ewidencją oraz z deklaracją. Jeśli liczby nie spinają się na poziomie pozycji, nie ma sensu przechodzić dalej. W tej kwestii sprawdza się tzw. zasada czterech oczu, według której jedna osoba generuje plik, a druga weryfikuje identyfikatory, nazwy, rachunki i oznaczenie okresu. Sprawnie powinna też działać krótka instrukcja firmowa: jaka wersja schemy jest obowiązująca, gdzie przechowujemy UPO i logi walidacji, kto odpowiada za korekty. Przy wysyłce konieczne są trzy elementy:

1. aktualna schema XSD,
2. prawidłowy podpis (kwalifikowany lub profil zaufany),
3. prawidłowo zapisane dane podmiotu w całym pliku.

Jeżeli pojawia się błąd, korektę przygotowuje się w tej samej strukturze, zmieniając wyłącznie to, co wymaga poprawy, i od razu archiwizuje się komplet: plik, raport z walidacji oraz UPO. Taki porządek sprawia, że JPK_PIT i JPK_CIT stają się przewidywalnym elementem zamknięcia okresu.