Ryczałt, KPiR czy pełna księgowość? Co się opłaca w 2026 roku?

W 2026 roku wybór między ryczałtem, KPiR a pełną księgowością to decyzja o sposobie liczenia marży i kontroli strat. Ryczałt premiuje firmy o niskich kosztach własnych i powtarzalnych przychodach. KPiR daje tarczę ochronną w postaci kosztów i amortyzacji, co pomaga, kiedy marża jest zmienna. Natomiast pełna księgowość zapewnia wiarygodność danych dla banku, inwestora i zarządu – może być obowiązkiem w spółkach kapitałowych, ale coraz częściej jest świadomym wyborem wcześniej, jeśli potrzebne są precyzyjne raporty.

Ryczałt czy KPiR – co wybrać?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych sprawdza się wtedy, gdy koszty są marginalne, a sprzedaż ma prostą strukturę: usługi eksperckie rozliczane czasem pracy, e-commerce z wysoką rotacją, proste wdrożenia bez rozbudowanych umów podwykonawczych. Ważne pozostają pytania:

• jaka jest marża brutto,
• czy korzystasz z ulg,
• czy planujesz inwestycje wymagające amortyzacji.

Jeśli wydatki rosną, pojawiają się podwykonawcy i licencje, a przepływy pieniężne są nieregularne, przewagę zyskuje KPiR. Księga Przychodów i Rozchodów pozwala rozliczać koszty (w tym wynagrodzenia, sprzęt, licencje), amortyzować środki trwałe i korzystać z ulg (np. B+R, IP Box). Jest to rozwiązanie dla software house’ów, agencji, produkcji małoseryjnej i usług projektowych, gdzie koszty materialnie obniżają podstawę opodatkowania i stabilizują cash flow.

Pełna księgowość – kiedy opłaca się wcześniej?

Pełne księgi warto wybrać przed ustawowym progiem, jeśli planujesz finansowanie dłużne, rozmowy z inwestorem, przetargi lub szybką skalę. Bilans, rachunek wyników i przepływy pieniężne porządkują politykę cenową, limity kredytu kupieckiego i inwestycje. Wyższy koszt obsługi równoważą lepsze dane zarządcze, łatwiejsze due diligence i automatyzacja procesów. Dodatkowa korzyść to spójność raportowania przy wielu spółkach lub źródłach przychodów.

Jaką decyzję podjąć w 2026 roku?

Na początek zbierz prognozę roczną: przychody, koszty, planowane zatrudnienie, CAPEX. Przygotuj trzy warianty podatkowo-składkowe (ryczałt, KPiR, pełne księgi) i policz je miesiąc po miesiącu, uwzględniając VAT oraz kalendarz płatności. Zaznacz ulgi i amortyzację – w ryczałcie ich brak szybko zmienia wynik. Oceń wpływ na gotówkę i wymogi raportowe partnerów zewnętrznych. Jeżeli z symulacji wynika, że:

• utrzymujesz wysoką marżę i niskie koszty – ryczałt jest lepszym rozwiązaniem;
• marża faluje, rosną koszty i inwestycje – KPiR jest dobrym wyborem;
• celem jest skala i finansowanie – pełna księgowość porządkuje decyzje i zwiększa wiarygodność.

Najczęstsze błędy przy wyborze między ryczałtem, KPiR oraz pełną księgowością to patrzenie tylko na nominalną stawkę podatku, pomijanie łącznego ciężaru składek i sezonowości, mylenie kosztu podatkowego z wydatkiem inwestycyjnym oraz brak symulacji trzech wariantów. Stworzenie tabeli z miesięczną projekcją wystarcza, żeby wybrać formę rozliczeń, która obniża ryzyko i wspiera plan na 2026 rok.