KSeF od lutego 2026 – co musisz wiedzieć już dziś?

Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe będzie e-fakturowanie w KSeF, które obejmie przedsiębiorców o dużej skali obrotów. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych właścicieli firm. Dla sprzedaży o niskiej wartości przewidziano okres przejściowy do 1 stycznia 2027 r. Te daty wyznaczają zarówno harmonogram wdrożenia, jak i tempo porządkowania procesów: od źródeł danych do faktur, przez nadawanie uprawnień, po raportowanie. Zatem KSeF staje się centralnym kanałem wystawiania i odbioru dokumentów B2B, a numer KSeF – głównym identyfikatorem w obiegu i w uzgodnieniach między działami.

Co KSeF zmienia w działaniu firmy od lutego 2026?

Największą różnicą jest transparentność i rygor danych. Błędy, które dotąd wyłapywano ręcznie, będą wracać jako odrzucenia. Warto więc zmapować ścieżkę powstawania faktury, czyli skąd pochodzą pozycje, ceny, stawki VAT, numery zamówień, daty dostaw.

Drugim elementem są uprawnienia, dlatego konieczne jest precyzyjne określenie ról (przygotowanie, autoryzacja, wysyłka, korekty) oraz sposobu dokumentowania pełnomocnictw.

Trzecia warstwa to integracja: system finansowo-księgowy i ERP muszą obsługiwać aktualną schemę oraz komunikację z API. Warto więc odtworzyć w środowisku testowym scenariusze graniczne: zaliczki, dostawy częściowe, korekty “in minus” i “in plus”, dokumenty z załącznikami, mechanizm podzielonej płatności. Celem jest zgodność merytoryczna i spójność słowników (stawki, jednostki miary, kody towarów).

Niezależnie od automatyzacji potrzebna jest procedura awaryjna, która będzie obejmowałą:

• kiedy wystawiamy offline,
• jak nadajemy oznaczenia tymczasowe,
• w jakim trybie synchronizujemy dokumenty, żeby uniknąć duplikatów.

Bardzo ważne jest też odpowiednie zaplanowanie prac i wyznaczenie rytmu zamknięć: najpierw wysyłka i weryfikacja w KSeF, potem uzgodnienie rejestrów, dopiero później JPK_VAT. Taka kolejność porządkuje odpowiedzialność i skraca czas reakcji na ewentualne niezgodności.

Jak przygotować organizację na luty 2026?

Pierwszy krok to audyt danych kontrahentów, który będzie obejmował:

• walidację NIP,
• standaryzację adresów,
• ujednolicenie nazw i identyfikatorów.

Równolegle powstaje krótka, aktualizowana procedura obiegu: kto nadaje uprawnienia, kto weryfikuje kompletność danych, kto decyduje o korektach. Następnie decyzja architektoniczna – pełna integracja czy aplikacja pośrednia – oparta na wolumenie, liczbie wyjątków i wymaganiach działów operacyjnych. Testy end-to-end powinny objąć przekrój sprzedaży i zakupów, żeby wcześnie wykryć potencjalne niespójności.

Ostatni element to przygotowanie ludzi, co obejmuje krótkie, cykliczne szkolenia na case studies oraz mierniki skuteczności (odsetek odrzuceń, czas reakcji, terminowość uzgodnień). Dobrze przeprowadzony etap przygotowań sprawia, że wejście w obowiązek w lutym i kwietniu 2026 r. nie zakłóca bieżącej pracy, a KSeF staje się funkcjonalnym elementem procesu finansowo-sprzedażowego, który porządkuje dane i przyspiesza uzgadnianie należności.