Czym jest nota obciążeniowa?

Nota obciążeniowa, nazywana też notą księgową, jest specyficznym dokumentem, który nastręcza wątpliwości wielu przedsiębiorcom. Czym jest nota obciążeniowa, jakie ma zastosowanie w windykacji i w jaki sposób poprawnie wystawić notę obciążeniową? Poniżej wyjaśniamy kilka ważnych kwestii.

Nota obciążeniowa – jakie ma zastosowanie?

Nota obciążeniowa ma zupełnie inne zastosowanie niż popularna faktura VAT. Zwykle jest to krótki, jednostronicowy dokument dotyczący kosztów lub przychodów, które nie są objęte podatkiem VAT. W związku z tym przedsiębiorca musi je udokumentować inaczej, niż przy pomocy tradycyjnej faktury. Chociaż nota obciążeniowa może początkowo sprawiać pewne zakłopotanie, to jej rozliczenie okazuje się stosunkowo proste i bezpieczne.

W jakim celu wystawiane są noty obciążeniowe?

Jest kilka powodów, dla których noty obciążeniowe mają swoich zwolenników wśród przedsiębiorców. Przede wszystkim chodzi o odzyskiwanie należności. Tak więc nota księgowa ma zastosowanie w celu:

• naliczania kary umownej, gdy mamy do czynienia z nieterminową płatnością,
• naliczania odsetek, gdy występują opóźnienia w płatnościach,
• przenoszenia kosztów, które nie podlegają podatkowi VAT, na nabywcę,
• korekty dokumentów księgowych, jeśli wystąpiły w nich pomyłki.

Co powinna zawierać nota obciążeniowa?

Nota obciążeniowa sama w sobie nie jest skomplikowanym dokumentem. Przy jej wystawianiu należy stosować się jedynie do przepisów Ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą, dokument powinien zawierać kilka niezbędnych elementów:

• numer identyfikacyjny dokumentu,
• wyszczególnienie nazw oraz adresów stron, między którymi zawarta została transakcja
• opis oraz wartość transakcji,
• datę dokonania operacji,
• podpis wystawcy dowodu,
• podanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych.

Warto dodać, że w przypadku, gdy nota obciążeniowa będzie dotyczyła obcej waluty, kwota ta powinna zostać przeliczona na złotówki według kursu obowiązującego w dniu jej wystawienia. Nie jest również wymagany podpis odbiorcy noty księgowej, więc nie musi być ona wystawiona wyłącznie w formie papierowej. Dokument w formie elektronicznej również jest respektowany.

Nota obciążeniowa w windykacji

Noty obciążeniowe stosuje się w celu naliczania odsetek za opóźnienie w płatnościach lub naliczania kar umownych z powodu niedotrzymania, lub niewywiązania się z warunków umowy. Co ważne, wierzycielowi przysługuje prawo do rekompensaty za opóźnienie w płatności, a jej wysokość jest uzależniona od kwoty należności i wynosi:

• 40 euro – dla kwoty roszczenia do 5 000 złotych,
• 70 euro – dla kwoty roszczenia wyższej niż 5 000 złotych, ale niższej niż 50 000 złotych,
• 100 euro – dla kwoty roszczenia równiej lub wyższej niż 50 000 złotych.

Powyższe stawki mają zastosowanie do wierzytelności, które powstały po 1 stycznia 2020 r., czyli po zmianach regulowanych specjalną ustawą.

Coraz więcej przedsiębiorców samodzielnie korzysta z windykacji w formie elektronicznej. Służą do tego specjalne programy, dzięki którym wystawienie noty obciążeniowej i proces księgowania dokumentu jest dużo mniej skomplikowany.