Czym są refaktury?

Zaglądając do prawa podatkowego, na próżno można szukać tam definicji refakturowania. Mimo że obecność tego procederu nie jest prawnie uregulowana, to refaktury powszechnie występują w działalności gospodarczej. Czym jest refaktura i kiedy warto z niej skorzystać?

Przedsiębiorcy podczas wykonywania usług ponoszą liczne koszty związane z zakupem sprzętu, subskrypcji, czy też oprogramowania. Wiele z nich chce przenieść te wydatki na swoich klientów, dlatego korzysta z refaktur.

Czym jest refaktura?

Refakturowanie to nic innego jak przeniesienie kosztów na klienta, który faktycznie korzysta z usługi. Najczęściej mamy do czynienia z taką sytuacją, gdy płatnik działa na własnej działalności i we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej. W takiej sytuacji obciąża on kosztami firmę, dla której pracuje – to ona ostatecznie ponosi koszty.

Refakturowanie, mimo że nie jest prawnie uregulowane, to jest dosyć powszechnie stosowane. Dotyczy to przede wszystkim firm usługowych, które w swojej działalności korzystają z licznych oprogramowań.

Co powinna zawierać refaktura?

Z technicznego punktu widzenia, refaktura nie różni się wiele od innych faktur. Musi zawierać wszystkie dane, które wymienia ustawa o VAT. Zaliczamy do nich:

• datę wystawienia
• numer faktury
• dane sprzedającego
• dane kupującego
• NIP nabywcy i sprzedawcy
• datę zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi
• sposób płatności
• nazwę towaru lub usługi
• wartość sprzedaży wyrażoną w kwotach netto, VAT i brutto

Taka faktura może zostać bez trudu wystawiona w standardowym programie do fakturowania.

Refaktura a podatek VAT

Kwestia dotycząca podatku VAT wzbudza sporo kontrowersji wśród osób, które korzystają z refakturowania. Wynika to przede wszystkim z tego, ze zarówno kwestia samej refaktury, jak i wynikającego z niej obowiązku podatkowego nie zostały prawnie uregulowane.

Przyjmuje się więc, że w momencie powstania obowiązku podatkowego stosowne są zasady ogólne. Oznacza to, że powstanie takiego obowiązku podatkowego VAT jest zależne od charakteru oraz przedmiotu usługi, kiedy została wykonana. Rodzi to spory problem, ponieważ nie można stwierdzić, jaką datę należy przyjąć za dzień powstania obowiązku podatkowego – jest to kwestia mocno indywidualna.

Refakturowanie – przykłady

Pani Katarzyna zajmuje się dekorowaniem wnętrz. Na zlecenie swojego klienta, Pana Marcina kupiła meble do biura ze stawką VAT 23% za kwotę 9500 zł brutto. Zgodnie z ustaleniami między oboma stronami, Pani Katarzyna postanowił obciążyć klienta danym kosztem. Żeby przenieść koszty na Pana Marcina, wystawiła mu refakturę – znajdująca się na niej stawka VAT musi odpowiadać stawce VAT z faktury pierwotnej. W tym przypadku będzie to więc 23%.

Jak widać, sam proces refakturowania nie jest trudny – wystarczy pamiętać o kilku najważniejszych zasadach. Jeśli masz problem z samodzielnym określeniem, jak powinna wyglądać refaktura za zakupione wcześniej produkty lub usługi, to warto skorzystać z pomocy biura księgowego. Jego pracownicy nie powinni mieć problemu z przygotowaniem takiego dokumentu.