Jak przygotować się do kontroli skarbowej? 7 rzeczy, które musisz mieć gotowe

Kiedy przychodzi kontrola skarbowa, przedsiębiorcy nie zawsze wiedzą, jakie dokumenty powinny być pod ręką ani jak wygląda procedura weryfikacji. Warto więc odpowiednio przygotować się wcześniej. Poniżej znajdziesz siedem najważniejszych aspektów, których dopilnowanie pozwoli Ci sprawnie przejść przez kontrolę skarbową.

Porządek w dokumentach księgowych

Bałagan w fakturach i dowodach księgowych może być głównym źródłem problemów. Z tego powodu wszystkie faktury, paragony oraz dokumenty potwierdzające koszty muszą być kompletne i posegregowane, najlepiej według dat.

Jednocześnie pamiętaj, że brak jakiegokolwiek załącznika może wzbudzić wątpliwości urzędnika i wydłużyć cały proces. Dobrze jest też mieć czytelne opisy transakcji, żeby rozwiać ewentualne pytania.

Aktualne ewidencje i rejestry

Upewnij się, że księgi przychodów i rozchodów są uzupełnione na bieżąco, a rejestry VAT są poprawnie wypełnione. Braki w tym obszarze mogą być sygnałem do pogłębionej weryfikacji dokumentów.

Wszystkie dane powinny odpowiadać rzeczywistym operacjom finansowym. Nie zapominaj też o dokładnych opisach w ewidencjach środków trwałych, jeżeli posiadasz firmowe aktywa.

Potwierdzenia przelewów i wyciągi bankowe

W niektórych przypadkach urzędnik może poprosić o dowody płatności, aby zweryfikować spójność danych z raportami księgowymi. Na taką sytuację miej pod ręką elektroniczne lub papierowe potwierdzenia przelewów za faktury oraz wyciągi bankowe. Bardzo ważne jest, żeby skany były czytelne, a opisy przelewów precyzyjnie wskazywać, za co dokonano płatności.

Umowy z kontrahentami i pracownikami

W trakcie kontroli możesz zostać poproszony o przedstawienie umów z dostawcami, klientami bądź pracownikami. Te dokumenty muszą być aktualne i właściwie podpisane. Wszelkie aneksy powinny jasno wskazywać zmiany, bez nieprecyzyjnych sformułowań. Dobrze jest też archiwizować potwierdzenia odbioru umów, aby w razie wątpliwości przedstawić pełną historię współpracy. Weryfikacja następuje często nagle.

Prawidłowa klasyfikacja kosztów

Każdy wydatek firmowy powinien być uzasadniony i zaksięgowany we właściwej kategorii. Jeżeli w kosztach ujęto nietypowe pozycje, przygotuj argumenty, które potwierdzą zasadność ich rozliczenia. Upewnij się, że ewentualne wydatki prywatne nie zostały ujęte w księgowości.

Komunikacja z księgowym

Nawet najbardziej skrupulatnie prowadzona księgowość wymaga stałej kontroli. Regularnie rozmawiaj z osobą odpowiedzialną za rozliczenia, aby każda transakcja była prawidłowo udokumentowana. Gdy pojawią się niejasności, wyjaśnij je na bieżąco, zanim wkroczy kontrola skarbowa.

Reagowanie na wezwania i terminy

Kontrola nie zawsze oznacza fizyczną wizytę w firmie. Czasami urząd wysyła wezwanie do uzupełnienia informacji lub przesłania dodatkowych dokumentów. Odpowiadaj na nie terminowo i rzetelnie, żeby uniknąć kar administracyjnych. Kiedy nie możesz zgromadzić danych na czas, poproś o przedłużenie.

Podsumowując, przestrzegając powyższych punktów unikniesz stresu i wątpliwości, które często wynikają z braków w dokumentacji. Najważniejsza jest systematyczność oraz współpraca z kompetentnymi osobami.