Wszystko co należy wiedzieć o przechowywaniu dokumentacji

W każdym przedsiębiorstwie kwestią szczególnie istotną jest odpowiednie przechowywanie dokumentów. Przechowywanie dokumentacji regulowane jest przez określone przepisy. Okres przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju. Co więc należy wiedzieć, gdy chodzi o archiwizowanie dokumentacji księgowej i innych dokumentów? Odpowiedź znajdziesz w poniższym artykule. Miłej lektury!

Jak długo przechowywać dokumenty?

W przeważającej części większość dokumentów trzeba przechowywać przez pięć lat. Wyjątek: dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników, które trzeba przechowywać przez 50 lat. Dlaczego? Chodzi o ustalanie prawa do świadczeń emerytalnych. Jak jednak podejść do kwestii przechowywania dokumentów, jakimi są na przykład dokumenty księgowe, aby możliwe było ich późniejsze odczytanie? Przechowywanie dokumentów w postaci materialnej (segregatory itd.) nie jest dobrym pomysłem, gdyż papier może ulec zniszczeniu. Dokumentacja, trzeba to przyznać, zajmuje miejsce, które można byłoby wykorzystać do innych celów. Co więc zrobić?

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji

W pomieszczeniu, gdzie przechowywane będą dokumenty, musi istnieć odpowiednie środowisko. Nie może być mowy o żadnej wilgoci, a pomieszczenie musi być odpowiednio wentylowane. Z tego też powodu warto wybrać inną opcję. Jaką? Można skorzystać z usług firm, które zajmują się archiwizowaniem dokumentów w sposób zawodowy. Przedsiębiorstwo takie posiada odpowiedni sprzęt (wentylowane pomieszczenia archiwum, odpowiedni rodzaj mebli), by archiwizować duże ilości dokumentów i w łatwy sposób mieć do nich dostęp (przesuwne szafy).

Przedsiębiorstwo takie, po okresie przechowywania dokumentów określonym przez ustawę, może zająć się również niszczeniem niepotrzebnych dokumentów. Proces ten musi jednak przebiegać w odpowiedni sposób, dlatego firma, która podejmuje się świadczenia takiej usługi, będzie oczywiście żądać stosownej opłaty za zniszczenie nieaktualnej dokumentacji. Czy warto korzystać z takiej usługi? Oczywiście! Wtedy mamy pewność, że nasze dokumenty nie trafią w niepowołane ręce.

Droga elektroniczna: digitalizacja dokumentów papierowych

Każda solidna firma, która świadczy usługi przechowywania dokumentów, będzie również miała w swojej ofercie opcję cyfrowego przechowywania dokumentów. W tym celu przedsiębiorstwo będzie korzystać z przeróżnych nośników cyfrowych, każdy dokument zaś będzie odpowiednio podpisany i możliwy do identyfikacji bezzwłocznie.

Korzystać z usług takich firm powinny również osoby, które zakończyły działalność, ale nie mają miejsca na przechowywanie dokumentów.

Samodzielne przechowywanie dokumentów

Dokumenty można również przechowywać samodzielnie, bez zlecania tej usługi firmie zewnętrznej. Dokumentację dla ZUS-u (deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne, korekty) należy przechowywać przez okres 10 lat. Trzeba pamiętać, że gdy decydujemy się na zmianę przechowywania dokumentów z materialnej na cyfrową, musimy dokument opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który potwierdza zgodność dokumentu cyfrowego z jego materialną kopią.